1. Vertrouwelijke afdrukken
De onoplettendheid van gebruikers en medewerkers is één van de grootste oorzaken datalekken binnen bedrijven. Denk hierbij aan printopdrachten met vertrouwelijke informatie, die pas na een half uur van de printer worden opgehaald of een legitimatiebewijs dat achterblijft onder de klep van de multifunctional.
Hoe kun je dit nu oplossen? Zorg ervoor dat de opdrachtgever van de print- of kopieeropdracht fysiek bij de printer moet zijn om de handeling uit te voeren en dat hij een authenticatie uitvoert. Dit kan door inbouwen van een veiligheidsfunctie, bijvoorbeeld via de Print & Follow-functie van KYOCERA’s MyQ. Via een pincode, pasje of combinatie, krijg je toestemming om te printen, scannen of te kopiëren via de all in one printer.
2. Opgeslagen informatie
Werk je in de zorg of ben je een juridische dienstverlener dan weet je als geen ander hoe belangrijk het is om de privacy en veiligheid van klant- en patiëntgegevens te waarborgen. Niet iedereen is zich ervan bewust dat de meeste printers en multifunctionele printers uitgerust zijn met een harde schijf.
Na een print-, scan- of kopieeropdracht kan er informatie achterblijven op deze harde schijf. Je wilt uiteraard niet dat onbevoegden toegang hebben tot deze gegevens of dat ze gestolen worden! Zorg daarom voor beveiliging van deze gegevens via een Data Security Kit, hiermee worden de gegevens versleuteld opgeslagen.
De Data Security Kit verwijdert ook na elke opdracht alle gegevens die tijdens het proces zijn opgeslagen op de harde schijf. De Data Security Kit van KYOCERA heeft een ISO-certificering van het Duitse federale kantoor voor informatiebeveiliging (BSI) en is dus gegarandeerd super grondig!
3. Inbraak in het netwerk
Als je documenten wilt digitaliseren en verwerken via Managed Document Services met je printer, zorg dan voor een goed beveiligd netwerk. Niet alleen bij het scannen van documenten maar ook bij printopdrachten, slaat de printer gegevens op in het werkgeheugen. Deze data kan in theorie wereldwijd verspreid worden!
Beveiliging daarom je netwerk via een SSL- of TSL-protocol wanneer je een bedrijfsprinter gebruikt in je netwerk. Zo maak je via encryptie of versleuteling de communicatie tussen computers ontoegankelijk voor derden en beveilig je de informatie die van en naar de printer gestuurd wordt.
4. Onbevoegde toegang
Naast het netwerk is het ook een aanrader om de all in one printer zelf goed te beveiligen tegen hackers. Via print job sniffing kunnen kwaadwillenden proberen om vertrouwelijke bedrijfsinformatie te achterhalen. DePrinterexpert kan je adviseren in het optimaal beveiligen van de multifunctional.
5. Afgeschreven printer
Is je printer aan het einde van zijn levensduur? Let er dan op dat alle opgeslagen informatie (waaronder de persoonlijke gegevens van klanten en medewerkers) van de printer is verwijderd voordat de printer het pand verlaat. Het komt regelmatig voor dat opgeslagen informatie van afgeschreven printers op straat beland. Op veel tweedehands printers staan nog vertrouwelijke gegevens!
Via een Data Security Kit wis je alle gegevens en de data sanitization procedure zorgt ervoor dat de printer weer teruggezet wordt op de fabrieksinstellingen. Daarnaast heeft DePrinterexpert een eigen Recycleprogramma waarin we ook zorgen dat je oude printer helemaal leeg gemaakt wordt. Zo belandt jouw bedrijfsinformatie niet in de verkeerde handen.
Hulp nodig bij de beveiliging van je printer?
Veel van onze klanten maken gebruik van een Data Security Kit en van een Print & Follow systeem zoals MyQ van KYOCERA. We helpen je graag bij het beveiligen van je bedrijfsinformatie en je printer. Neem contact met ons via (055) 540 1004 of vul het contactformulier in.