Jouw document management in 3 stappen geregeld!

Document management dePrinterexpert — bron:www.werktrends.nl

Waar is toch dat document gebleven?!

Uit onderzoek is gebleken dat je veel (tijd-)winst kunt behalen door het goed regelen van je documentenbeheer. Het archiveren van documenten is vaak een tijdrovend proces en een foutje is snel gemaakt. Maar met onze document management software beheer je op een makkelijke en efficiënt manier jouw belangrijke documenten. Het digitaliseren en verwerken van je documenten met de scansoftware van dePrinterexpert werkt eenvoudig en snel. Zo heb je deze klus snel geklaard!

Document management in 3 stappen

Automatisch je documenten opslaan op de juiste plaats, in het juiste formaat en deze vervolgens snel kunnen terugvinden, dat is document management. DePrinterexpert regelt dit proces eenvoudig voor je in. De dagelijkse archiefwerkzaamheden kosten je zo geen moeite meer.

Stap 1: Capture

Scan je documenten via je multifunctional printer (MFP) of upload een bestaand digitaal document naar het programma. Verrijk het document met extra informatie zodat je snel terug kunt vinden. Deze metadata voeg je eenvoudig toe via de interface van je printer of via de desktop cliënt.

Stap 2: Verwerken

Druk op start en het document wordt automatisch gedigitaliseerd en/of verwerkt. Taken die in dit proces kunnen worden meegenomen zijn o.a. : kwaliteitsverbetering, tekst en barcode herkenning, bestandsformaat, scan resolutie/compressie en verwijderen van blanco pagina’s.

Stap 3: Opslaan of distribueren

Het digitale document kun je vervolgens e-mailen of direct opslaan:

op een fileserver
in je documentmanagementsysteem, zoals SharePoint, AFAS of Exact
in een andere bedrijfsapplicatie of online webservice, zoals Google docs, Evernote of Dropbox

Beveiliging

Gebruikers authenticatie geeft de zekerheid dat alleen de document eigenaar toegang heeft tot zijn documenten. Ook het hele proces en netwerkverkeer tussen clients en servers kan versleuteld worden.

Zet beeldbestanden om in tekst

Converteer gescande documenten, naar een volledige RTF-document waar je op inhoud kunt zoeken of deze kunt bewerken.

Zoneherkenning

Filter automatisch informatie zoals factuurnummers, klantnaam of codes uit specifieke zones in je document en gebruik deze als metadata.

Splits documenten automatisch

Verhoog de efficiency door documenten in bulk te scannen en ze daarna automatisch te laten splitsen en als afzonderlijke documenten te laten verwerken, routeren en opslaan.

Formulieren automatisch verwerken

Het verwerken van formulieren zoals examens, enquêtes en stemformulieren kan snel, eenvoudig en foutloos dankzij de Optical Mark Recognition functionaliteit.

Metadata

Metadata geef je handmatig mee of je kiest voor automatisch toevoegen op basis van informatie, zoals de datum en het tijdstip van verwerking of de naam van het document. Zo zijn je documenten altijd goed vindbaar.