Wist je dat werknemers van bedrijven over de hele wereld dagelijks grote print-misdaden plegen?
Ondanks dat veel bedrijven streven naar een papierloos kantoor, blijkt uit onderzoek van adviesbureau Gartner dat het papiergebruik van het gemiddelde bedrijf jaarlijks juist toeneemt met 25%.
Heb je bewijs nodig? Lees verder en ontdek de vijf grootste print-misdaden op kantoor én ontdek hoe je deze kunt voorkomen.
#1 Onnodige kleurenprints
Wacht heel even met klikken op de printknop. En vraag je zelf eens af of deze ‘spannende’ Excel-sheet het echt wel waard is, om een dure kleurentoner aan te verspillen? Om dit soort criminele verkwisting te voorkomen, kun je afdrukprofielen voor bepaalde programma’s (zoals bijvoorbeeld Excel en Outlook) definiëren.
Ook kun je specifieke gebruikersprofielen maken waarmee werknemers alleen in zwart-wit kunnen printen. Door het aanschaffen van de juiste bedrijfsprinter(-s) en het kiezen van de juiste software, kun je de kosten voor je must-have kleurenprints aanzienlijk verlagen. Ook kun je kiezen voor de voordelige N&N huislijn toner, dan heb je ook nog eens 100% servicegarantie.
#2 Een mega all in one A3 kleurenprinter kopen die je eigenlijk niet nodig hebt
IT-managers die werken op een kantoor waar dagelijks veel geprint wordt, denken vaak weg te kunnen komen met de aanschaf van een dure A3 krachtpatser. Maar als je weet dat meer dan 95% van alle afgedrukte pagina’s op A4-formaat is, dan kun je ook overwegen om een all in one A4 kleurenprinter te kopen. Deze neemt minder ruimte in op kantoor dan een A3 printer en heeft een veel lagere CO2-footprint. Dat is dus beter voor het milieu én beter voor de portemonnee.
DePrinterexpert weet welke printer het beste bij jouw bedrijf past. Neem gerust contact op dan helpen we je verder.
#3 Enkelzijdig printen
Bijna iedereen is wel schuldig aan het plegen van deze destructieve misdaad. Ondanks dat het zo makkelijk te voorkomen is. Stel gewoon standaard dubbelzijdig afdrukken in!
Heb je hulp nodig bij het instellen van je printer? Bel DePrinterexpert 055-5401004.
#4 Printjes direct de prullenbak ingooien
Er zijn meerdere redenen waarom mensen een document afdrukken maar nooit gebruiken. Sommige prints blijven gewoon achter op de printer. Anderen bevatten fouten die gebruiker een seconde na het klikken op de printknop ontdekt. Deze gevallen kun je makkelijk voorkomen als werknemers zich eerst moeten aanmelden bij de printer voordat het document geprint wordt.
Dit kan bijvoorbeeld met Follow Me Printing software. Deze software slaat alle printopdrachten centraal op in de cloud of lokaal. Vanaf hier kun je de printopdrachten op elke aangesloten printer uitvoeren. De printopdracht start pas wanneer de gebruiker zichzelf identificeert met bijvoorbeeld een pasje, mobiele telefoon, druppels of pincode.
In alle andere gevallen is de boodschap: Denk twee keer na voordat je print! Zo kan je onschuldige documenten sparen die anders ten onrechte naar de prullenbak gestuurd worden.
#5 Documenten afdrukken in plaats van digitaliseren
Bepaalde documenten wil je echt op papier. Maar het digitaal aanleveren van informatie is vaak veel logischer. Een e-mail is natuurlijk simpel en snel verzonden. Wil je een meer georganiseerde aanpak? Gebruik dan een document management systeem, waarmee je eenvoudig je digitale documenten kunt beheren, vinden en delen. Je hoeft hierdoor minder documenten af te drukken. Zo heb je minder papier-en tonerafval en vereenvoudig je je werkprocessen.
Lees meer over efficiënter werken met Managed Document Services.